Koľko času strácate hľadaním nesprávne umiestnených dokumentov? Ukladáte „po kôpke“? Hanbíte sa vzhľadom svojej kancelárie, keď sa stretnete so spolupracovníkmi alebo potenciálnym klientom?Výskum dokazuje, že neprehľadný pracovný priestor nám pomáha myslieť jasnejšie a zvyšuje produktivitu. Usporiadaný stôl alebo kancelária tiež zobrazuje profesionálny imidž, vyžaruje kompetenciu a efektivitu.
Aké je tajomstvo vytvárania a udržiavania organizovaného pracovného priestoru? Hoci neexistuje žiadny „správny“ spôsob, ako organizovať svoju kanceláriu, najdôležitejším faktorom jej udržateľnosti je skutočná túžba, aby fungovala. Akonáhle je táto motivácia na mieste, zistíte, že proces organizácie vašej kancelárie je oveľa zvládnuteľnejší ako stres spôsobený neporiadkom!
3 kroky k organizovanej kancelárii
1. Položte si správne otázky— Prvým krokom pri vytváraní efektívneho organizačného systému je identifikácia primárneho problému, ktorý je potrebné vyriešiť:
Je to neusporiadané pracovisko (kde sú stoly a pracovné plochy nahromadené papierom)?
Je ťažké nájsť dokument, keď ho potrebujete?
Je v kancelárii ešte niekto, kto potrebuje prístup k spisom?
Sú niektoré dokumenty uložené v tlačenej forme a iné v počítači?
V tejto fáze „reflexie“ je nevyhnutné mať na pamäti individuálne potreby vášho podnikania (napr. opakujú zákazníci svoje objednávky alebo je každá práca jedinečná?) a zákonné požiadavky na uchovávanie dokumentov vo vašom odvetví.
2.Vytvorte metódu diferenciácie— Jednou z najväčších organizačných výziev je schopnosť rozlíšiť jeden predmet/projekt od druhého. Zvážte typy dokumentov, s ktorými pracujete. Či už sa rozhodnete zoradiť zakladač podľa abecedy, farebne označiť obaly súborov alebo viesť záznamy v elektronických zložkách, vytvorte si systém, ktorý vám umožní jasne identifikovať vaše materiály. Je menej dôležité určiť, kam by niečo „malo“ ísť, ako zistiť, kde je najvhodnejšie to neskôr hľadať.
3. Pozícia podľa priority— Implementujte metódu HORÚCA-TEPLÁ-CHLADNÁ-STUDENÁ na manipuláciu s materiálmi súvisiacimi s prácou. Funguje to takto:
HORÚCE projekty/súbory sú na stole. Toto sú dokumenty alebo súbory, na ktorých práve teraz pracujete. V stojanovom držiaku na súbory môže byť niekoľko projektových súborov, takže sú neustále viditeľné.
Za vami na credenza alebo pracovnej ploche sú WARM súbory pre ďalšie dôležité projekty, ktoré čakajú na vašu pozornosť.
Súbory HOT a WARM sa vo všeobecnosti pohybujú tam a späť medzi dvoma kategóriami a umiestneniami. Dôležité je pracovať vždy len na dokumentoch pre jeden projekt/predmet, ale ostatné mať na dosah, keď ich potrebujete.
Vo vzdialenejšej zásuvke alebo na pracovnom povrchu sú súbory COOL, ktoré už nie sú naliehavé, ale možno bude potrebné ich použiť.
V kartotéke sú súbory, ktoré sú STUDENÉ, čo znamená, že sú kompletné – a môžu alebo nemusia byť v budúcnosti obnovené, ak sa objaví nový súvisiaci projekt.
Organizácia vyžaduje prax
Na konci každého pracovného dňa odstráňte zo svojho stola všetko – okrem predmetu, na ktorý budete chcieť zamerať svoju pozornosť, keď začnete nasledujúce ráno pracovať. Ten spis môže ležať na stole. Všetko ostatné treba dať preč. Vedieť, že ste pripravení na ďalší deň, vám môže pomôcť uvoľniť sa a užiť si večer.
V kancelárii zdieľanej viacerými ľuďmi sa musí nová stratégia organizácie jasne a často komunikovať, až kým sa nestane rutinou. Každý musí dôsledne plniť svoju úlohu, aby systém časom uspel.
Využite výhody organizovanej kancelárie
Ako keby nestačila možnosť nájsť to, čo potrebujete – keď to potrebujete –, poteší vás aj novoobjavená jednoduchosť, s ktorou budete môcť rýchlo nasmerovať kolegu k súboru alebo dokumentu, ktorý by mohol potrebovať.
